Protection de la vie privée

Le présent manuel de confidentialité traite de la façon dont seront récoltées, stockées et utilisées les données nécessaires au bon fonctionnement de l’ASBL. Il répond aux exigences du Règlement européen n’ 2016/679, dit Règlement Général sur la Protection des Données du 14 avril 2016.

Responsabilité

Le système de protection de la confidentialité des données récoltées et stockées par le Théâtre de la parole est sous la responsabilité du président de l’association. Celui-ci pourra déléguer la tâche du contrôle de la bonne application de ce manuel à un membre de l’organisation. Le respect de la confidentialité des données est la responsabilité de chaque membre de l’association.

Liste des données

Le Théâtre de la parole possède cinq types de données à considérer comme confidentielles :

Données personnelles : il s’agit de la liste des conteurs et conteuses que nous sommes appelés à engager pour effectuer des prestations contées, animer des ateliers. La liste des élèves de l’Ecole du conte en préparatoire et en formation longue comprenant nom, prénom, adresse postale, adresse internet (email), nr. de téléphone (fixe et/ou mobile), numéro de compte bancaire, profession. La liste des publics qui réservent pour nos spectacles, s’inscrivent à notre newsletter.
Données d’activité : il s’agit de la liste des prestations contées effectuées au cours des dernières années, derniers mois, dernières semaines comprenant principalement le nom du client, la date et le nom de la conteuse ou du conteur.
Données comptables : Il s’agit de toutes les données ayant trait à la circulation d’argent via la comptabilité de l’ASBL.
Données d’exploitation : il s’agit de la liste des titulaires d’autorisations d’utilisation des données confidentielles, le détail des autorisations et les codes d’accès aux fichiers informatiques correspondants.
Données clients : toutes les données clients nécessaires à la gestion de la vente de tickets en ligne : nom, prénom, adresse postale et email, numéro de téléphone.

Description de l’environnement informatique

Le Théâtre de la parole possède du matériel informatique contenant les données décrites ci-dessus, dont l’utilisation est la gestion courante des prestations contées, la vente de places de spectacles, la comptabilité, la communication courrier électronique. Ce matériel est placé sous la responsabilité d’un informaticien. Ce matériel est rendu accessible aux personnes ayant accepté une responsabilité dans la gestion au jour-le-jour de l’ASBL. Liste des personnes ayant un accès aux fichiers confidentiels (au 25 avril 2018): – Président – co-directrices – Gestionnaire administrative – Etudiante engagée ponctuellement L’asbl Théâtre de la parole possède un site internet dont l’utilisation est informative. On y trouve l’agenda des spectacles, les formations, un accès à la bibliothèque en ligne. Ce site est placé sous la responsabilité d’un WebMaster. Celuici pourra être aidé dans cette tâche par un agent extérieur avec lequel un contrat de confidentialité devra être signé. Ce site internet de l’asbl contient également un lien pour une inscription à notre newsletter sur base d’adhésion volontaire, un mail de confirmation est envoyé et chacun est invité à cliquer sur le lien pour terminer son inscription, il est de surcroît stipulé clairement, dans un respect de la vie privée, que l’adresse des inscrits à la newsletter ne sera en aucun cas divulguée à des tiers ni utilisée à d’autres fins que celles mentionnées ci-dessus. Le site contient aussi un agenda sur lequel se retrouvent des photos et textes illustrant les spectacles proposés. Il précise aussi les membres de l’équipe attachés au fonctionnement journalier de l’asbl mais aussi les membres du Conseil d’Administration.

Procédures

– Accès aux données : toute personne ayant accès aux données signe avec le Théâtre de la parole un contrat de confidentialité.

– Protection des données individuelles des conteurs, conteuses et élèves.
A chaque élève qui s’inscrit à l’une de nos formations est remis une FICHE D’INSCRIPTION FORMATION à compléter et à transmettre à notre asbl. A chacun de déterminer le degré de publicité autorisé sur la liste des élèves remise aux formateurs/animateurs des formations pour un usage strictement interne du Théâtre de la parole. Les conteurs et conteuses qui effectuent des prestations contées pour l’asbl, établiront des contrats et/ou conventions de collaboration où figureront les informations nécessaires à un engagement (tarif prestation, compte bancaire pour effectuer le virement, adresse personnelle, contact téléphonique et adresse mail) pour un usage strictement interne au Théâtre de la parole.

– Utilisation des données : Les données personnelles des conteurs, conteuses et élèves, des clients du site Internet, d’activité, comptables et d’exploitation sont à l’usage exclusif de la co-direction, de la gestionnaire administrative et éventuellement de toute autre personne formellement mandatée, pour un usage lié exclusivement au fonctionnement de l’association. Les données personnelles des conteurs, conteuses et élèves, en particulier les nr. de téléphone (fixe et mobile) et l’adresse internet, mais à l’exclusion du nr. de compte bancaire, pourront être transmises, sauf demande expresse des conteurs, conteuses et élèves, aux partenaires, pour assurer une bonne coordination des cours, des prestations contées.

– Tenue d’un registre : Conformément aux exigences du Règlement Général sur la Protection des Données, un registre des ayants- accès aux données confidentielles, et des observations quant aux déviations éventuelles des bonnes pratiques concernant leur usage sera tenu et mis à la disposition des autorités légales.

Fait à Bruxelles, le 24 mai 2018 – Mise à jour 25 septembre 2020